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WebArquivos

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Armazenamento de documentos NFe é no WebArquivos. Um serviço de armazenamento de documentos digitais que urgiu pela necessidade das empresas em armazenar seus documentos fiscais do SPED (EFD, NF-e e ECD) com segurança.

Áreas do WebArquivos:

Armazenamento de documentos NFe.

– Armazena apenas Nfe;
– Efetua a catalogação automática das notas para posterior pesquisa;
– Procura das notas por Data de emissão; Data de entrada; CNPJ do Emitente; CNPJ do Cliente e Nº da nota;
– Monitoramento de NF de entrada.

Armazenamento de documentos SPED.

– Armazena separadamente vários tipos de documentos gerados pelo SPED (EFD Fiscal, EFD Contábil, CT-e, folha de pagamento, Fcont, etc.);
– Efetua a catalogação automática dos documentos para posterior pesquisa.

Armazenamento de documentos variados.

– Armazena documentos de várias origens e tipos diferentes (Doc, PDF, JPG, etc);
– Os arquivos serão organizados por categorias e subcategorias criadas pelo usuário, proporcionando facilidade e rapidez para o acesso aos arquivos.

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Conheça um pouco mais sobre o Sistema WebArquivos

Com o WebArquivos elimina-se a preocupação com o aumento da estrutura física de armazenamento e conta-se com a total segurança na guarda das informações.

 

No WebArquivos os documentos digitais são armazenados em servidores com segurança máxima e com backup diários de todos os arquivos armazenados.

 

O WebArquivos facilita o trabalho do contador que tem controle e acesso aos documentos digitais armazenados, incluindo um controle dos XML das notas de entrada e saída do cliente.

Algumas características do Sistema WebArquivos:

  • Armazenamento em cloud computing
  • Upload de arquivos unitariamente ou em quantidade
  • 3 áreas de armazenamento(NFe, SPED e outros)
  • Organização dos arquivos
  • Pesquisa de arquivos por vários campos de filtragem
  • Backup automático diário da base de dados
  • Escalabilidade automática do espaço de armazenagem
  • Servidor dedicado 24 X 7
  • Sistema em Java
  • Operacionalidade 100% em web
  • Relatórios de armazenamento e consultas à base
  • Melhor custo-benefício.

OBRIGAÇÃO de guardar os arquivos XML

As medidas de fiscalização tributária (nota fiscal eletrônica, SPED fiscal e contábil, SPED PIS e COFINS, etc) desenvolvida pelos governo federais e estaduais, trouxe uma nova realidade para as empresas, a geração de documentos digitais conhecido como EFD – Escrituração Fiscal de Documentos e a ECD – Escrituração Contábil de documentos.

 

O grande desafio para as empresas e para os escritório de Contabilidade é como armazenar com segurança esses documentos pelo período definido em lei. O período mínimo definido em lei é de “pelo menos 5 anos”.

 

O volume muito grande de documentos e sua variedade de tipos gera uma necessidade de soluções de armazenamento que incluam o gerenciamento de arquivos e uma segurança dessas informações, tanto para sua manutenção nos prazos previstos como para a inviolabilidade dos dados.

 

O Webarquivos vem ao encontro da necessidade de armazenamento de documentos digitais, com o objetivo de armazenar vários tipos de arquivos gerados por vários setores da empresa, principalmente o setor de contabilidade da empresa, dando possibilidade de acesso a usuários e contadores para buscar as informa desses dados de forma rápida e eficiente. Sendo acompanhado por medidas que possibilitem a proteção dos dados armazenados.

 

 

Armazenamento local X WebArquivos

Observe na tabela abaixo a comparação entre armazenar os arquivos na empresa e usar o serviço WebArquivos.

Armazenamento Local Armazenamento WebArquivos Vantagens WebArquivos
Necessidade de aumento de espaço no computador da empresa ou no servidor. Salvamento dos arquivos em servidor web; Aumento automático do espaço da base de dados. Economia no investimento com hardware; não comprometimento da performance do computador, ou servidor, com banco de dados.
Backup de arquivos em HDs, CDs, DVDs, etc. Todas as notas tem backups diário em servidores na web, com segurança e em base única. Despreocupação com a forma de guardar os backups; base única facilita a organização e identificação.
Armazenamento sem sistema de procura. Sistema de organização dos arquivos facilitando a identificação. Economia de tempo de procura e acesso rápido aos arquivos desejados.
Dificuldade de identificação e recuperação dos arquivos; consumo de tempo na tarefa de procura do arquivo desejado. Sistema de organização de arquivos facilita a recuperação de forma rápida; pesquisa de arquivos por filtros. Economia de tempo de procura e acesso rápido aos arquivos desejados.
Envio dos arquivos à contabilidade por e-mail ou CDs. Acesso do contador à base de dados para baixar os arquivos desejados. Rapidez no acesso do contador e despreocupação no envio de documentos.
Desconhecimento dos XML de Nfe de entrada. Sistema de cadastro de Danfe que verifica se o XML de entrada está arquivado corretamente. Monitoramento dos XML de entrada que não foram entregues pelo emitente. Controle online do contador .

 

 

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